Telefonate di lavoro in inglese: frasi utili e consigli

Per molti professionisti, telefonare in inglese è più difficile che scrivere un'email o partecipare a una riunione. Al telefono non vedi il viso dell'interlocutore, non puoi contare sul linguaggio del corpo e non hai il tempo di controllare ogni parola prima di parlare.

La buona notizia è che le telefonate di lavoro in inglese seguono uno schema molto prevedibile. Se impari alcune frasi chiave e le usi con regolarità, puoi gestire con sicurezza una chiamata con un cliente, un fornitore o un collega all'estero.

In questa guida trovi frasi utili, esempi pratici e consigli per parlare inglese al telefono con maggiore naturalezza.

Perché è così difficile parlare inglese al telefono

Molti studenti italiani capiscono bene l'inglese scritto, ma al telefono si sentono bloccati. I motivi principali sono tre:

• non c'è supporto visivo (gesti, espressioni, labiale)

• l'interlocutore può parlare velocemente o con un accento diverso

• la linea può essere disturbata

Inoltre, in una telefonata di lavoro non c'è molto tempo per pensare. Per questo è utile avere già pronte alcune frasi standard, da usare come punto di appoggio.

English:
Let me check and get back to you.

Italiano:
Verifico e le faccio sapere.

Questa frase è preziosa: ti permette di prendere tempo senza perdere professionalità.

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1. Come iniziare una telefonata

Una buona apertura è chiara, cortese e breve. Di solito dici chi sei, per quale azienda chiami e perché.

English:
Good morning, this is Marco Rossi from Bianchi Srl.

Italiano:
Buongiorno, sono Marco Rossi di Bianchi Srl.

English:
I'm calling about our order.

Italiano:
Chiamo per il nostro ordine.

Se rispondi tu al telefono, puoi dire:

English:
Good afternoon, Bianchi Srl. How can I help you?

Italiano:
Buon pomeriggio, Bianchi Srl. Come posso aiutarla?

Attenzione: al telefono, in inglese, si dice "This is Marco" e non "I am Marco".

2. Come chiedere di parlare con qualcuno

Quando chiami un'azienda, di solito risponde un centralino o una segreteria. Ecco le frasi più utili:

English:
Could I speak to Ms Smith, please?

Italiano:
Potrei parlare con la signora Smith, per favore?

English:
Could you put me through to the sales department?

Italiano:
Potrebbe passarmi l'ufficio vendite?

Potresti sentire queste risposte:

English:
Could you hold, please?

Italiano:
Può attendere in linea, per favore?

English:
I'm afraid she's not available at the moment.

Italiano:
Purtroppo al momento non è disponibile.

English:
Can I take a message?

Italiano:
Vuole lasciare un messaggio?

E puoi rispondere così:

English:
Could you ask her to call me back?

Italiano:
Potrebbe chiederle di richiamarmi?

3. Come spiegare il motivo della chiamata

Dopo il saluto, vai subito al punto. Le persone che lavorano in contesti internazionali apprezzano la chiarezza.

English:
I'm calling to follow up on our meeting last week.

Italiano:
Chiamo per fare seguito alla nostra riunione della settimana scorsa.

English:
I'm calling to confirm the delivery date.

Italiano:
Chiamo per confermare la data di consegna.

English:
I'd like to ask about the invoice.

Italiano:
Vorrei chiedere informazioni sulla fattura.

Notare l'uso di "I'd like to" e "Could you": rendono il tono più cortese e professionale.

4. Cosa dire quando non capisci

È la situazione che spaventa di più, ma anche i madrelingua chiedono spesso di ripetere. Non è un segno di debolezza, anzi: dimostra attenzione.

English:
Sorry, could you repeat that, please?

Italiano:
Scusi, potrebbe ripetere, per favore?

English:
Could you speak a little more slowly?

Italiano:
Potrebbe parlare un po' più lentamente?

English:
Could you spell that for me?

Italiano:
Potrebbe farmi lo spelling?

English:
I'm sorry, the line is bad.

Italiano:
Mi dispiace, la linea è disturbata.

Un trucco molto efficace è ripetere le informazioni importanti (nomi, numeri, date):

English:
So the meeting is on Thursday at 3 pm, correct?

Italiano:
Quindi la riunione è giovedì alle 15, giusto?

👉  Se ti è difficile seguire chi parla velocemente, leggi anche Come capire gli inglesi quando parlano velocemente.

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5. Come fissare un appuntamento

Molte telefonate di lavoro finiscono con un accordo su tempi e prossimi passi.

English:
Shall we schedule a call for Thursday?

Italiano:
Fissiamo una chiamata per giovedì?

English:
What time suits you best?

Italiano:
Quale orario preferisce?

English:
I'll send you an email to confirm.

Italiano:
Le mando un'email di conferma.

6. Come chiudere la chiamata

Anche la chiusura è importante: lascia un'impressione professionale e cordiale.

English:
Thank you for your time.

Italiano:
Grazie per il suo tempo.

English:
It was nice speaking with you.

Italiano:
È stato un piacere parlare con lei.

English:
Have a good day.

Italiano:
Buona giornata.

Gli errori più comuni degli italiani al telefono

Ecco alcune frasi da evitare, con l'alternativa migliore:

• "I want to speak with Mr Jones" → troppo diretto. Meglio: Could I speak to Mr Jones, please?

• "Wait a moment" → suona brusco. Meglio: Could you hold, please?

• "Who are you?" → scortese. Meglio: May I ask who's calling?

• "I call you for…" → errore di tempo verbale. Meglio: I'm calling to…

Sono errori molto frequenti negli studenti italiani, perché traduciamo direttamente dall'italiano. In inglese, la cortesia passa soprattutto dai verbi modali (could, would) e da formule come please e I'm afraid.

5 consigli per prepararti a una telefonata in inglese

1. Prepara tre punti chiave. Prima di chiamare, scrivi lo scopo della telefonata e le due o tre informazioni che devi dare o ricevere.

2. Tieni a portata di mano le frasi standard. Un foglietto con le espressioni di questo articolo ti darà sicurezza, soprattutto all'inizio.

3. Parla lentamente. Chi è nervoso tende ad accelerare. Una voce calma e chiara è più facile da capire.

4. Prendi appunti. Scrivi date, nomi e numeri mentre li senti, e ripetili per conferma.

5. Riassumi alla fine. Una frase come "So, to summarise…" (Quindi, riassumendo…) evita malintesi e ti fa sembrare organizzato.

Ricorda che la fluidità si costruisce con la pratica. Simulare telefonate con un insegnante è uno dei modi migliori per arrivare preparati alla chiamata reale.

Conclusione: telefonare in inglese si impara

Le telefonate di lavoro in inglese sembrano difficili, ma seguono sempre lo stesso schema: saluto, motivo della chiamata, scambio di informazioni, accordo sui prossimi passi e chiusura cordiale. Con le frasi giuste e un po' di allenamento, la paura diminuisce in fretta.

English:
Practice makes you confident.

Italiano:
Con la pratica si acquista sicurezza.

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